Een vergaderplek kiezen die voor de hele groep gunstig ligt, en wat dat scheelt in reistijd en CO2

De vraag die bij elke vergadering terugkomt

Je hebt achttien mensen die bij elkaar moeten komen voor een overleg of een teamdag, een paar uit Groningen, een groepje uit Rotterdam, twee collega's uit Maastricht en de rest uit Utrecht, en ergens moet je een plek prikken waar ze allemaal naartoe kunnen. Vaak wordt het dan de stad waar het kantoor staat of waar de organisator zelf woont, omdat dat het snelst geregeld is en niemand er op het moment van boeken echt bezwaar tegen maakt. Pas op de dag zelf blijkt dat een deel van de groep om zes uur de deur uit moest en twee keer is overgestapt, terwijl een ander deel op de fiets kwam, en dat verschil merk je aan de energie in de zaal en, wat minder zichtbaar, aan de totale reistijd en uitstoot die de bijeenkomst heeft gekost.

Waarom reizen het zwaarst weegt

Bij de meeste bijeenkomsten is het vervoer van deelnemers naar de locatie en terug de grootste post in de CO2-voetafdruk, groter dan de catering, de verlichting of het verwarmen van de zaal, simpelweg omdat elke kilometer die iemand aflegt per persoon wordt opgeteld. Een locatie met zonnepanelen en een vegetarische lunch is een goede keuze, maar als de helft van je groep daarvoor anderhalf uur met de auto moet, verdwijnt een groot deel van dat voordeel al op de snelweg. Dat maakt de keuze voor de plek zelf, nog voordat je naar de duurzaamheid van het gebouw kijkt, misschien wel het belangrijkste besluit dat je als organisator neemt, en tegelijk het besluit waar het minst over wordt nagedacht.

Wat meetings.nu met die puzzel doet

Op meetings.nu vul je in uit welke plaatsen of postcodes je deelnemers komen en met hoeveel mensen per plek, of je deelt een link waarmee iedereen zelf zijn postcode invult, zodat je niet zelf adressen hoeft te verzamelen. Daarna geef je aan wat voor bijeenkomst het is, van een vergadering of training tot een congres of een meerdaags programma met overnachting, en hoe mensen reizen, met de trein, met de auto of met fiets en trein gecombineerd. Op basis daarvan rekent de site per persoon de reistijd uit en laat zien welke locaties voor de groep als geheel het best uitkomen, met de CO2-uitstoot van de reis erbij, zodat je de afweging niet meer op gevoel hoeft te maken.

Gemiddeld snel is niet hetzelfde als eerlijk

Wat de aanpak interessant maakt, is dat de site naast de gemiddelde reistijd laat zien wie bij een bepaalde keuze het meest inlevert. In het voorbeeld op de site, met achttien mensen uit vier steden, komt een locatie in Apeldoorn naar voren met een gemiddelde reistijd van 1 uur en 41 minuten en een langste reis van 2 uur en 11 minuten. Een stad met een nog iets lager gemiddelde kan er voor één of twee deelnemers voor zorgen dat ze aanzienlijk langer onderweg zijn, en juist die uitschieters zijn vaak de mensen die uiteindelijk toch de auto pakken omdat de treinreis te lang wordt, waardoor het gemiddelde op papier mooier is dan de uitstoot in werkelijkheid.

De trein als uitgangspunt

Kies je bij het plannen voor de trein als reiswijze, dan schuiven locaties op loopafstand van een station vanzelf naar boven, en meetings.nu heeft daar ook een aparte categorie voor. Dat is in Nederland een realistische keuze, omdat een groot deel van de steden binnen een paar uur met elkaar is verbonden en een vergaderlocatie naast het station het voor deelnemers makkelijk maakt om de auto te laten staan zonder dat het ze extra tijd of moeite kost. Voor wie verder weg woont, geeft de combinatie van fiets en trein vaak een eerlijker beeld, omdat het laatste stuk naar het station voor veel mensen bepaalt of ze het ov überhaupt overwegen.

Samen beslissen in plaats van één organisator die kiest

Als je de opties op een rij hebt, kun je een groepsplan maken en collega's laten stemmen op een korte lijst met locaties, waarna je in één keer een boekingsaanvraag stuurt naar de plekken die het winnen. Dat haalt de keuze weg bij de persoon die toevallig de agenda beheert en maakt het voor iedereen inzichtelijk waarom het juist die stad of die locatie is geworden, wat het draagvlak voor een langere reis voor sommigen een stuk groter maakt. Voor wie vaker tussen dezelfde steden afspreekt, zijn er op de site ook pagina's met eerlijke ontmoetingsplekken tussen specifieke stedencombinaties, zodat je niet elke keer opnieuw hoeft te beginnen.

Waar de bereikbare locatie en de duurzame locatie samenkomen

De beste uitkomst ontstaat als je beide vragen achter elkaar stelt, eerst waar je groep met zo min mogelijk reizen en zo eerlijk mogelijk verdeeld bij elkaar kan komen, en daarna welke locatie in die omgeving ook verder goed met energie, eten en afval omgaat. Boek je die locatie vervolgens via Greenbookings, dan draagt de boeking ook bij aan bomen die via Life Terra in Nederland worden geplant, en heb je achteraf voor je opdrachtgever een verhaal dat begint bij de reis en niet pas bij de koffie. Misschien is de interessantste vraag bij je volgende bijeenkomst daarom niet welke locatie het mooiste is, maar voor wie van je deelnemers de reis ernaartoe eigenlijk het langst duurt, en of dat anders had gekund.

Zelf uitrekenen waar je groep het best kan afspreken? Ga naar https://www.meetings.nu/