Van boeking tot boom in de grond: zo werkt het bomensparen van GreenBookings

Het begint bij een gewone boeking

Een opdrachtgever reserveert een zaal voor een strategiesessie, de locatie verzorgt koffie, lunch en techniek, en na afloop gaat de factuur de deur uit zoals altijd. Bij een locatie die is aangesloten bij GreenBookings gebeurt er op dat moment nog één ding, want de boeking wordt ingevoerd in het locatiedashboard en een klein deel van het boekingsbedrag wordt omgezet in bomen. Er is geen aparte actie van de opdrachtgever voor nodig en ook geen extra formulier aan diens kant, waardoor het sparen meeloopt met het werk dat een salesafdeling of eventmanager toch al doet.

Hoe een bedrag een aantal bomen wordt

De locatie kiest zelf hoe de bomen worden berekend. De meest gebruikte manier is een vast percentage van het boekingsbedrag, waarbij het systeem uitrekent hoeveel bomen dat oplevert, uitgaande van ongeveer zes euro per boom. Wie liever met vaste aantallen werkt, bijvoorbeeld tien bomen per congres of één boom per deelnemer, vult het aantal met de hand in, en voor locaties met veel kleine boekingen kan het ook per periode, zodat er niet voor elke vergadering een aparte regel nodig is. Locaties die met MICE Operations werken, kunnen de koppeling aanzetten, waarna er voor elk definitief event automatisch wordt gespaard zonder dat iemand er nog naar omkijkt.

Een certificaat voor de opdrachtgever

Voor elke ingevoerde boeking maakt het systeem een certificaat aan op naam van de opdrachtgever, met het aantal bomen dat dankzij die bijeenkomst is gespaard. Dat document gaat naar de klant, die het kan gebruiken in een duurzaamheidsverslag, een interne nieuwsbrief of een bedankmail aan deelnemers, omdat het een concreet getal is dat iemand zonder uitleg begrijpt. Voor de locatie is het een manier om na afloop nog eens contact te hebben met de klant, met iets anders dan een factuur of een evaluatieformulier.

Waar de bomen uiteindelijk terechtkomen

De bomen worden geplant via Life Terra, de bebossingspartner van GreenBookings, op Nederlandse bodem en in projecten waar ze een duidelijke functie hebben, zoals de haag die op dit moment in Flevoland wordt aangelegd om de wind te breken en vogels en insecten een plek te geven. Eén keer per jaar gaat een deel van die bomen tijdens de GreenBookings Boomplantdag de grond in met de mensen die ze hebben gespaard, zodat locaties, leveranciers en organisatoren zien waar het resultaat van hun boekingen terechtkomt. In december 2024 waren dat er 1.400 bij De Polderij in Maassluis, in november 2025 plantten ruim dertig deelnemers in Amsterdam Nieuw-West, en op 25 januari 2027 worden er 1.000 bomen geplant voor een haag van 900 meter op boerderij Saalland in Lelystad.

Plant mee op de Boomplantdag 2027: meld je aan →

Wat de teller nu laat zien

Sinds de start zijn er via aangesloten locaties ruim 19.000 bomen gespaard, een aantal dat met elke ingevoerde boeking verder oploopt en dat op elk moment in het dashboard te zien is. Omdat elke boom aan een boeking, een datum en een opdrachtgever hangt, kun je als locatie precies laten zien hoeveel bomen er in een jaar of bij één klant zijn gespaard, wat bij aanbestedingen en duurzaamheidsvragen van opdrachtgevers meer zegt dan een algemene belofte. Het werkt ook andersom, want wie in een offerte wil noemen hoeveel bomen een bijeenkomst oplevert, kan dat vooraf uitrekenen op basis van het afgesproken percentage of aantal.

Wat dit vraagt van een locatie

De drempel om mee te doen is laag, omdat er niets aan het gebouw, de catering of de inkoop hoeft te veranderen voordat het sparen begint. Het enige wat je vastlegt, is hoe je de bomen berekent en wie de boekingen invoert, en wie met MICE Operations werkt, hoeft ook dat laatste niet meer te doen. Het blijft wel goed om het eerlijk te benoemen, want bomen planten vervangt geen energiebesparing of minder voedselverspilling, het is een concrete stap die je naast die maatregelen kunt zetten en die je klant direct terugziet.

Een vraag om mee te nemen

Het systeem doet zijn werk op de achtergrond, en juist daardoor blijft het voor veel opdrachtgevers onzichtbaar tot het certificaat in hun mailbox valt. Misschien is de interessantste vraag daarom niet hoeveel bomen jouw locatie dit jaar heeft gespaard, maar hoeveel van je klanten weten dat hun bijeenkomst daaraan heeft bijgedragen, en wat er zou veranderen als je dat bij de volgende offerte gewoon zou vertellen.