Het registratie- en evaluatieformulier als meetinstrument: duurzaamheidsgegevens verzamelen zonder extra werk

Gegevens die je al bijna hebt

Voor een goede CO2-berekening van een event zijn gegevens nodig die organisatoren vaak niet hebben, zoals hoe deelnemers reizen, waar ze vandaan komen, hoeveel nachten ze blijven en wat ze eten. Die gegevens worden achteraf geschat met gemiddelden, terwijl de organisator ze eigenlijk vrij eenvoudig kan verzamelen op twee momenten waarop hij toch al contact heeft met deelnemers, namelijk bij de registratie en bij de evaluatie. Door een paar gerichte vragen toe te voegen aan die formulieren, wordt de berekening nauwkeuriger zonder dat er een apart onderzoek nodig is. Het levert ook inzicht op dat bij de planning van het volgende event direct bruikbaar is.

Wat je bij de registratie kunt vragen

Bij de registratie weet een deelnemer vaak al waar hij vandaan komt en hoe hij van plan is te reizen, en die informatie is voor de organisator nuttiger dan hij denkt. Een vraag naar de vertrekplaats, in de vorm van een postcode of stad, en naar het verwachte vervoermiddel geeft een eerste beeld van de reisbewegingen. Een vraag of iemand een overnachting nodig heeft, en een vraag naar dieetwensen, helpen bij de planning van hotels en catering en geven meteen inzicht in wat er nodig is. Door de vragen kort te houden en keuzes aan te bieden in plaats van open velden, blijft het formulier snel in te vullen.

Registratie als moment om te sturen

De registratie is ook een moment om deelnemers te helpen bij duurzame keuzes, bijvoorbeeld door bij de vraag naar het vervoermiddel direct informatie te geven over de treinverbinding of een kortingscode voor het openbaar vervoer. Een deelnemer die bij de registratie ziet dat de locatie op een paar minuten lopen van een station ligt, overweegt de trein eerder dan iemand die daar pas later achter komt. Voor dieetwensen kan de registratie een plantaardige maaltijd als eerste optie tonen, wat het aandeel plantaardig in de catering vaak verhoogt. Zo is het formulier tegelijk een meetinstrument en een manier om het gedrag te beïnvloeden.