Sturen op het bord zonder te preken: wat locaties leren over duurzame catering

Het bord als grootste knop na het vervoer

Tijdens het klimaatgesprek van GreenBookings in het Nederlands Openluchtmuseum ging een groot deel van de discussie over eten. Na het vervoer van bezoekers is catering bij veel bijeenkomsten een van de onderdelen met de meeste impact, en het is bovendien een onderdeel waar locaties zelf veel invloed op hebben. De deelnemers, onder wie locatiemanagers en eventorganisatoren, deelden wat bij hen werkt, waar ze tegenaan lopen en waarom het soms toch weer terugvalt naar het oude.

Kleinere porties zonder dat iemand het merkt

Een van de locaties vertelde dat ze de afgelopen jaren de portionering hebben aangepast, met tot 15 procent minder eten per persoon, zonder daarover te communiceren. Gasten merken er niets van, en het resultaat is merkbaar minder voedselverspilling. Een deelnemer met ervaring in de hotelbranche vulde aan dat daar ooit is gewerkt met een verschuiving naar veel minder vlees en veel meer groente op het bord, wat laat zien dat een menu kan veranderen zonder dat het als verlies voelt.

Plantaardig als standaard, vlees als optie

Een andere locatie vertelde dat het vaste aanbod voor reguliere bezoekers een paar jaar geleden is omgezet naar een plantaardige variant, waarbij vlees nog wel verkrijgbaar is, maar als optie waar gasten bewust voor kiezen en extra voor betalen. Door de standaard te veranderen in plaats van het aanbod te beperken, blijft de keuze bij de gast, terwijl de meeste mensen gewoon de standaard nemen. Voor congresbezoekers ligt dat nog lastiger, omdat daar de opdrachtgever meebeslist over het menu.

Geen groen vlaggetje

Opvallend was dat meerdere deelnemers bewust niet communiceren dat een gerecht vegetarisch of plantaardig is. Het woord vegetarisch roept bij een deel van de gasten en opdrachtgevers nog altijd weerstand op, terwijl hetzelfde gerecht zonder label gewoon goed wordt ontvangen. De boodschap aan tafel was dat plantaardig eten vooral een goed en smakelijk product moet zijn, en dat het plantaardige karakter dan een mooie bijkomstigheid is in plaats van het verkoopargument.

Weerstand bij opdrachtgevers

Tegelijk herkenden de aanwezigen dat er opdrachtgevers zijn die uitdrukkelijk om vlees vragen, soms omdat hun organisatie zelf uit een sector komt waarin dat vanzelfsprekend is. Ook bij een grote vakbeurs werd een volledig plantaardige lunch uiteindelijk aangevuld, omdat een deel van de bezoekers er niet goed op reageerde. Een deelnemer merkte op dat er ook binnen vlees grote verschillen in impact zijn, en dat je in zulke gevallen nog altijd kunt sturen op de keuze voor minder belastende varianten.

Waarom grote evenementen soms juist vegetarisch zijn

Interessant was de ervaring van een organisator van grote evenementen, die aangaf dat vegetarisch daar soms juist de standaard is omdat het logistiek eenvoudiger is. Door gerechten zo samen te stellen dat ze voor de meest voorkomende dieetwensen en allergieën geschikt zijn, hoeft er minder apart te worden bereid en wordt de catering toegankelijker voor het hele gezelschap. Duurzaamheid is dan niet het uitgangspunt, maar wel het resultaat.

De druk op de marge

Een van de deelnemers stelde de vraag hoe je andere locaties in beweging krijgt, omdat hij merkt dat vooral kleinere locaties terugvallen op het vertrouwde zodra het aan hun marge raakt. Een vegetarische bitterbal is voor een kleine locatie niet altijd de makkelijkste keuze als gasten om de vleesvariant vragen en de inkoop anders is geregeld. Die spanning tussen goede bedoelingen en de dagelijkse praktijk kwam de hele middag terug.

Het reputatierisico van te weinig eten

Een ander dilemma dat locaties herkenden, is het reputatierisico. Als het eten op is voordat iedereen heeft gegeten, wordt dat de locatie aangerekend en niet de organisator, en daarom kiezen veel locaties ervoor om ruim te bestellen en op het volle aantal aanmeldingen te rekenen. Tegelijk komt bij veel bijeenkomsten een deel van de aangemelde gasten niet opdagen, waardoor er structureel te veel wordt bereid.

No-shows als duurzaamheidsvraagstuk

Daarom sloot een brancheorganisatie voor de zakelijke evenementenindustrie aan bij het gesprek met een campagne tegen no-shows, die bezoekers bewust maakt van wat er gebeurt als ze zich wel aanmelden maar niet komen. Het gaat dan niet alleen om verspild eten, maar ook om een te grote zaal en om matchmaking waarbij mensen alleen komen te staan. Het campagnemateriaal is vrij te gebruiken, en een van de tips is om afmelden juist makkelijk te maken, omdat een afmelding een week van tevoren veel beter is dan een lege stoel op de dag zelf.

Afspraken maken tussen locatie en organisator

Uit het gesprek bleek dat locatie en organisator samen verantwoordelijk zijn voor de hoeveelheid eten. Een locatie kan beter inschatten wat nodig is wanneer de organisator ervaringscijfers over opkomst deelt, en een organisator die afmelden makkelijk maakt, geeft de locatie de kans om tijdig bij te sturen. Wie dat gesprek vooraf voert, kan de hoeveelheid afstemmen op het verwachte aantal gasten in plaats van op het maximale.

Wat je morgen kunt doen

De ervaringen aan tafel leverden een aantal concrete handvatten op voor locaties en cateraars. Pas de portiegrootte kritisch aan, maak plantaardig de standaard en bied vlees aan als bewuste keuze, laat labels weg en laat de kwaliteit spreken, en maak met organisatoren afspraken over opkomst en afmelden. Zo stuur je op het bord zonder te preken, en maak je duurzaamheid tot iets dat gasten niet opvalt, maar wel het verschil maakt.