Nieuwe koppeling tussen MICE Operations en GreenBookings: aanvragen en bomen gaan voortaan automatisch

Het moment waarop het meestal blijft liggen

Een offerte wordt definitief, de klant gaat akkoord, en op dat moment komt er bij een eventlocatie van alles tegelijk in beweging, van de afstemming met de keuken tot de afspraken over techniek en de factuur die klaargezet moet worden. Wie ook bij GreenBookings is aangesloten, moest daar tot nu toe nog een handeling aan toevoegen, namelijk het event apart registreren zodat de bijdrage aan nieuwe bomen werd meegeteld. Per keer is dat weinig werk, maar in een drukke week met tien bevestigingen is het precies het soort stap dat blijft liggen tot iemand er op vrijdagmiddag aan denkt, of helemaal niet. Elk event dat zo tussen wal en schip valt, is een event waarvoor je al het werk hebt gedaan zonder dat de bomen ergens in de optelling terechtkomen.

Wat de koppeling met MICE Operations verandert

MICE Operations is de software waarmee veel eventlocaties, vergaderlocaties en cateraars hun traject van aanvraag tot factuur beheren, en het pakket draait inmiddels bij ruim 950 klanten verspreid over Europa. Werk je met MICE, dan kun je nu de koppeling met GreenBookings aanzetten, waarna elk event dat in MICE definitief wordt automatisch meetelt voor je bijdrage aan bomen, zonder dat iemand in je team daar nog iets voor hoeft in te vullen. De registratie gebeurt dus op het moment dat je een boeking toch al bevestigt, in het systeem waarin je dat toch al doet, waardoor er simpelweg niets meer overblijft om te vergeten.

Aanvragen komen binnen waar je al werkt

De koppeling werkt ook de andere kant op, want aanvragen die organisatoren via de website van GreenBookings bij je locatie indienen, worden automatisch in MICE ingelezen. Ze komen daarmee in dezelfde inbox terecht als je andere aanvragen, zodat je ze met je eigen offertesjablonen en je gewone opvolging kunt oppakken in plaats van gegevens uit een mail over te typen. Een organisator die bewust naar een duurzame locatie zoekt, ligt dan ook niet een dag langer te wachten omdat zijn aanvraag via een ander kanaal binnenkwam. Wie op een donderdag drie locaties tegelijk aanschrijft, onthoudt vooral welke als eerste met een verzorgde offerte terugkwam, en dat is een race die je met overtypen niet gaat winnen.

Wat je mist zolang de koppeling uit staat

Het lastige aan een koppeling die je nog niet hebt aangezet, is dat je niet ziet wat je misloopt. Er verschijnt geen melding dat er deze maand vier events niet zijn meegeteld, en er is ook geen overzicht van de aanvragen die een halve dag in een mailbox lagen voordat iemand ze oppakte. Locaties die de koppeling wel gebruiken, zien ondertussen hun aantal bomen oplopen met elk event dat ze bevestigen, en kunnen bij de volgende offerte of in het jaarverslag gewoon laten zien hoeveel er namens hun gasten in de grond is gezet. Dat verschil bouwt zich stil op en wordt pas zichtbaar wanneer een opdrachtgever vraagt wat je locatie concreet bijdraagt, en de ene locatie een getal kan noemen terwijl de andere eerst moet gaan zoeken.

Voor de organisator klopt het verhaal nu ook

Voor wie boekt verandert er aan het proces zelf weinig, en dat is ook de bedoeling. Je vraagt een locatie aan en bevestigt de offerte zoals je gewend bent, en kunt erop rekenen dat die bevestiging bijdraagt aan bomen die via Life Terra worden geplant. Het verschil zit erin dat die bijdrage niet meer afhangt van de vraag of iemand aan de kant van de locatie eraan heeft gedacht, waardoor wat je in je eigen verslaglegging opneemt ook echt overeenkomt met wat er gebeurd is.

Aanzetten kost minder tijd dan één handmatige registratie

Als MICE-gebruiker zet je de koppeling één keer aan, waarna alles wat volgt vanzelf loopt, van de eerste aanvraag tot het event dat definitief wordt. Heb je vragen over de instellingen of wil je weten hoe het er voor jouw locatie uitziet, dan kun je contact opnemen met GreenBookings, en ben je nog niet aangesloten, dan is dit misschien een goed moment om te kijken of dat bij je locatie past. De vraag is eigenlijk niet of je die paar minuten kunt missen, maar hoeveel bevestigde events er sinds het begin van dit seizoen al voorbij zijn gegaan zonder dat er ergens een boom bij kwam.