Duurzaamheid in je eventcommunicatie verwerken zonder te preken

De boodschap die niemand wil horen

Organisatoren die hun event verduurzamen, willen daar vaak ook over vertellen, en dat is begrijpelijk, want er is werk in gestoken en deelnemers mogen weten wat er gebeurt. Toch gaat die communicatie regelmatig mis, met uitnodigingen vol goede bedoelingen, bordjes die deelnemers vertellen wat ze moeten doen en speeches die het event als voorbeeld voor de wereld presenteren. Deelnemers die voor de inhoud of het netwerk komen, haken af bij een belerende toon, en een deel voelt zich zelfs aangesproken op gedrag waar ze niet om hebben gevraagd. De kunst is om duurzaamheid een vanzelfsprekend onderdeel van de communicatie te maken, zonder dat het de boodschap overneemt.

Laten zien in plaats van vertellen

De sterkste communicatie over duurzaamheid is vaak de communicatie die niet over duurzaamheid gaat, maar over de ervaring. Een menu dat wordt aangekondigd als een seizoensmenu van een lokale chef, is aantrekkelijker dan een menu dat wordt aangekondigd als plantaardig om het klimaat te redden, terwijl het om hetzelfde menu kan gaan. Een locatie die wordt gepresenteerd als op vijf minuten lopen van het station, maakt de trein aantrekkelijker dan een oproep om duurzaam te reizen. Door de keuzes te presenteren als kwaliteiten van het event, worden ze vanzelf gewaardeerd.

Praktische informatie als hulp

Veel duurzame keuzes van deelnemers hangen af van praktische informatie, en die informatie is de vorm van communicatie over duurzaamheid die het meeste doet. Een duidelijke reisroute met het openbaar vervoer, de vertrektijden van de laatste treinen na het avondprogramma, de plek van de watertappunten en de fietsenstalling helpen deelnemers meer dan een algemene oproep. Die informatie hoort op het moment dat deelnemers hun keuze maken, bijvoorbeeld bij de registratie en in de bevestigingsmail, en niet pas op de dag zelf. Deelnemers ervaren het als service, niet als sturing.