Duurzaam inkopen op de beursvloer: zo gebruik je Festivak om betere leveranciers te vinden

Een beurs als inkoopmoment

De meeste organisatoren lopen een vakbeurs binnen met een vaag idee van wat ze zoeken en lopen er een paar uur later weer uit met een tas vol folders, een handvol visitekaartjes en het gevoel dat ze vooral veel hebben gezien. Op Festivak, dat op 18 en 19 november in de Brabanthallen in 's-Hertogenbosch meer dan 375 leveranciers en partners bij elkaar brengt, is die kans groot, want de vloer beslaat de hele keten, van podia, techniek en inrichting tot veiligheid, logistiek en food, en op veel stands kun je een oplossing in een live demonstratie zien werken in plaats van haar alleen beschreven te krijgen. Wie de beurs wil gebruiken om leveranciers te vinden die een volgende productie minder belastend maken, heeft meer aan een handvol goede vragen dan aan een lange route langs alle stands. Die vragen blijven ook na de beurs bruikbaar, bij elke offerte die je daarna opvraagt en bij elke leverancier die je nog niet kent.

Begin bij je eigen volgende productie

Voordat je vertrekt, helpt het om één concreet evenement voor ogen te nemen dat je het komende jaar organiseert, met het aantal gasten, de locatie en de onderdelen die je nog moet inkopen. Een algemene vraag als hoe duurzaam een aanbod is, levert op een beursvloer vrijwel altijd een verkooppraatje op, terwijl een vraag over jouw situatie, bijvoorbeeld wat een leverancier zou doen bij een congres voor achthonderd mensen in een hal zonder vaste keuken, iemand dwingt om concreet te worden. Je merkt dan snel wie zijn verhaal kan vertalen naar jouw productie en wie alleen een brochure heeft. Met de exposantenlijst op de website van Festivak kun je vooraf bepalen welke stands er voor jouw evenement toe doen, zodat je niet pas in de hal hoeft te ontdekken dat je de helft van je tijd bij de verkeerde partijen hebt doorgebracht.

Standbouw: vraag wat er na de laatste beursdag gebeurt

Bij standbouw en decor zit de grootste afvalstroom zelden in wat je ziet, maar in wat er na de afbouw met de materialen gebeurt. De vraag die het meeste zegt is dan ook niet of een systeem herbruikbaar is, want dat zegt bijna iedereen, maar hoe vaak een gemiddeld element werkelijk opnieuw wordt ingezet voordat het wordt afgeschreven, en waar het daarna terechtkomt. Vraag ook door op bedrukte onderdelen, omdat juist doeken, panelen en vloerbedekking met een eenmalige opdruk vaak na één evenement in de container verdwijnen. Een standbouwer die je kan vertellen welk deel van een gemiddelde opdracht uit voorraad komt en welk deel nieuw wordt gemaakt, heeft daar meestal ook echt over nagedacht.

Catering en food-concepten: herkomst en wat er overblijft

In de Food, Fun & Entertainment-area staan meer dan vijftig food- en entertainmentprofessionals, en daar kom je partijen tegen die je bij een evenement direct aan tafel brengt, en daar is herkomst de eerste vraag die je kunt stellen, liefst zo concreet mogelijk. Een cateraar die zegt dat hij lokaal werkt, kan dat bedoelen voor de hele kaart of voor één product, dus vraag welk deel van een gemiddeld menu uit de regio komt en hoe ruim die regio wordt opgevat. Minstens zo belangrijk is wat er gebeurt met eten dat overblijft, want bij evenementen met een wisselende opkomst is overproductie een bekend probleem, en een partij die met je meedenkt over opkomstcijfers, porties en het doorgeven van overschotten levert je in de praktijk meer op dan een verhaal over biologische ingrediënten. Vraag ook naar wegwerpmateriaal, van bekers tot bestek, en of er een systeem met herbruikbaar servies is dat bij jouw locatie en jouw aantallen past.

Energie: wat er op de stand draait en waar de stroom vandaan komt

Bij techniek, licht en geluid gaat het gesprek vaak over de apparatuur zelf, terwijl de manier waarop die apparatuur op een buitenlocatie of in een hal van stroom wordt voorzien minstens zo veel bepaalt. Vraag leveranciers van aggregaten of ze met batterijopslag of hybride systemen werken en hoe ze het vermogen afstemmen op wat er werkelijk nodig is, want een te zwaar aggregaat dat de hele dag op een fractie van zijn capaciteit draait, verbruikt brandstof zonder dat iemand er iets aan heeft. Bij AV-leveranciers kun je doorvragen naar het verbruik van schermen en verlichting en naar wat er met apparatuur gebeurt tussen de programmaonderdelen door, en een leverancier die daar meteen een antwoord op heeft, meet het blijkbaar ook.

Transport: hoe spullen en mensen ter plaatse komen

Een groot deel van de uitstoot van een evenement zit in vervoer, zowel van bezoekers als van materiaal, en juist dat laatste wordt bij de keuze voor een leverancier vaak vergeten. Vraag waar een leverancier vandaan rijdt, hoe vaak er voor één opdracht heen en weer wordt gereden en of op- en afbouw te combineren zijn met andere opdrachten in de buurt, omdat een partij uit de regio die drie keer moet rijden niet per se beter scoort dan een partij van verder weg die alles in één keer levert. Als bezoekersvervoer bij jouw evenement een groot onderwerp is, loont het om te vragen of een leverancier ervaring heeft met producties die bewust op openbaar vervoer of pendelvervoer inzetten, omdat zo'n keuze ook gevolgen heeft voor levertijden en logistiek op de dag zelf.

Claims beoordelen zonder cynisch te worden

Op een beursvloer hoor je veel woorden als circulair, klimaatneutraal en groen, en het is verleidelijk om daar óf direct in mee te gaan óf alles bij voorbaat te wantrouwen. Een bruikbaardere houding is om bij elke claim te vragen waar die op is gebaseerd, of het gaat om een gemeten cijfer, een keurmerk, een berekening door een externe partij of een eigen inschatting. Een leverancier die zegt klimaatneutraal te werken, zou moeten kunnen uitleggen welke uitstoot is meegenomen en hoe het restant wordt gecompenseerd, en als dat antwoord uitblijft, weet je eigenlijk genoeg. Let ook op of een claim over het hele bedrijf gaat of over één product, want een duurzame lijn binnen een verder ongewijzigd assortiment is iets heel anders dan een bedrijf dat zijn werkwijze van begin tot eind heeft aangepast.

Wat je de dag erna al kunt gebruiken

Het meeste rendement van een beursbezoek zit in wat je er de week daarna mee doet, en daarvoor helpt het om de antwoorden die je krijgt meteen bij de naam van de leverancier te noteren, in plaats van later te vertrouwen op een stapel folders. Neem de vragen die het beste werkten op in je eigen offerteaanvragen, zodat elke leverancier ze voortaan beantwoordt, ook de partijen die je niet op de beurs hebt gesproken. Op die manier wordt een middag in de Brabanthallen het begin van een inkoopwerkwijze die je bij elke productie terugziet, en wie zich nog niet heeft aangemeld, kan dat als eventprofessional gratis doen via festivak.nl.

Een andere manier van rondlopen

Wie met deze vragen over de beurs loopt en de live demonstraties gebruikt om te zien wat een leverancier echt doet, ziet waarschijnlijk minder stands dan gepland, maar komt thuis met een veel scherper beeld van de leveranciers die bij een volgende productie passen. De vraag is dan niet meer welke partij het mooiste verhaal over duurzaamheid vertelt, maar welke partij je kan laten zien wat er na afloop van jouw evenement nog over is en waar het vervolgens naartoe gaat.