Objektiv maakt een zakelijk event compleet, van de techniek overdag tot de lichtshow 's avonds

Een zakelijk event is allang meer dan een zaal met een beamer

Wie vandaag een zakelijk event organiseert, heeft zelden nog genoeg aan een zaal met een scherm en een microfoon. Het programma begint met een plenaire sessie die ook online te volgen moet zijn, gaat 's middags verder in kleinere zalen en eindigt 's avonds met een diner en een feest waarvoor een dj, licht en geluid nodig zijn die een heel andere sfeer neerzetten dan de presentaties van overdag. Al die onderdelen kun je bij losse leveranciers onderbrengen, maar dan sta je als organisator of locatie de hele dag tussen partijen in die elk een eigen stuk van de techniek beheren. Objektiv, een productiehuis uit Den Haag en een van de foundingpartners van Greenbookings, neemt dat geheel in één hand, zodat er van de ochtendsessie tot de laatste plaat van de avond één team verantwoordelijk is.

Een opzet die zich naar het event voegt

Het werk begint met een gratis intake, telefonisch, via het formulier op de website of op de locatie zelf, waar je samen door de ruimte loopt en meteen ziet waar het podium, de schermen en het licht het beste tot hun recht komen, en waarin wordt doorgesproken wat voor event het wordt, hoeveel gasten er komen en welke sfeer de opdrachtgever voor ogen heeft. Daaruit volgt een technische opzet die is afgestemd op dat ene event, wat bij een vergadering van veertig mensen iets heel anders betekent dan bij een congres met honderden bezoekers en een avondprogramma erachteraan. Die flexibiliteit loopt door tot op de dag zelf, want een programma dat uitloopt, een spreker die op het laatste moment een video wil tonen of een zaal die voller blijkt dan verwacht, vraagt om mensen die meebewegen in plaats van te verwijzen naar wat er in de offerte stond. Voor locaties zonder eigen technische ploeg is dat een manier om hun gasten een volledig verzorgd event aan te bieden zonder die techniek zelf te hoeven regelen.

Ondersteuning op de vloer als kern van het werk

Apparatuur is bij veel partijen te huur, en wie alleen een geluidsset en een beamer nodig heeft, vindt die zonder veel moeite. Waar het bij een event op aankomt, is wie er naast die apparatuur staat op het moment dat een laptop niet op het systeem wil aansluiten, een draadloze microfoon wegvalt of het licht tussen twee programmaonderdelen snel om moet. Objektiv werkt met ervaren technici die de hele dag op locatie zijn, van de opbouw in de ochtend tot het moment waarop het laatste kabeltje is opgerold, en die zulke momenten oplossen voordat het publiek er iets van merkt. Juist die kwaliteit van ondersteuning is volgens Objektiv, naast een scherpe prijs, wat het bedrijf onderscheidt van andere technische leveranciers, en het is ook wat een organisator aan het eind van de dag het meest bijblijft.

Van plenaire sessie tot feestavond

Omdat Objektiv het hele programma verzorgt, hoeft de overgang van overdag naar 's avonds geen moment te zijn waarop het ene technische team vertrekt en het volgende nog moet beginnen. Dezelfde mensen die de presentaties en de livestream hebben begeleid, zetten de zaal om voor het avondprogramma, met een dj, een lichtshow en geluid dat geschikt is voor een feest in plaats van een toespraak. Voor een opdrachtgever scheelt dat afstemming en voor de locatie betekent het één aanspreekpunt voor alles wat met beeld, licht en geluid te maken heeft. Zo wordt een zakelijk event een dag met een begin en een einde, waarbij de gasten de techniek alleen merken aan hoe soepel alles verloopt.

Een publiek dat groter is dan de zaal

Livestreaming hoort bij Objektiv tot het vaste werk, of het nu gaat om een hybride congres, een keynote die ook online te volgen moet zijn of een bijeenkomst die volledig via een stream wordt uitgezonden. Een opdrachtgever zag zijn event met zo'n driehonderd aanwezigen via de stream van Objektiv door nog eens twaalfhonderd kijkers gevolgd worden, waarmee het bereik van één middag een veelvoud werd van wat de zaal toeliet. Elke kijker die vanaf kantoor of thuis meekijkt, hoefde daarvoor niet te reizen, en dat is een van de redenen dat Objektiv goed past bij waar Greenbookings voor staat.

Beelden die langer meegaan dan de dag zelf

Van oorsprong is Objektiv een videoproductiehuis, waardoor ook de content rondom een event bij dezelfde partij kan blijven, van een korte teaser in de aanloop tot interviews met sprekers en een aftermovie die je achteraf deelt met deelnemers en partners. Een cameraploeg die weet waar de techniek staat en wanneer de belangrijke momenten komen, hoeft niet apart te worden ingewerkt en loopt de technici niet voor de voeten. Wat je overhoudt is materiaal dat maanden later nog zijn werk doet, op je website, in een nieuwsbrief of bij de aankondiging van de volgende editie.

Een partner van het eerste uur

Objektiv was er vanaf het begin bij als een van de foundingpartners die de stichting in de opstartfase financieel hebben gesteund, en het Haagse bedrijf is sindsdien nauw bij Greenbookings betrokken gebleven. Voor locaties en organisatoren die via Greenbookings werken, betekent dat een technische partner die het idee achter het platform kent: je boekt een aangesloten locatie en daarmee gaan er via Life Terra bomen de grond in, ergens in Nederland, terwijl de techniek, de avond en de beelden achteraf bij één team liggen dat weet wat er op zo'n dag speelt. Wie wil weten wat Objektiv voor een specifiek event kan doen, vraagt via objektiv.nl een vrijblijvende intake aan of neemt rechtstreeks contact op met het team in Den Haag. Bij je volgende zakelijke event is de vraag dan misschien niet zozeer of de techniek goed geregeld moet zijn, want dat spreekt voor zich, maar hoeveel je zelf nog hoeft te regelen als er één partij is die de hele dag naast je staat.