Opslag en voorraadbeheer van eigen eventmateriaal: hergebruik begint in het magazijn

Een magazijn vol vergeten spullen

Organisatoren die jaarlijks events organiseren, bouwen in de loop der tijd een voorraad op van decor, banners, standmateriaal, meubilair, kabels, kleding, giveaways en allerlei kleine spullen die na afloop mee terug zijn gegaan. Die voorraad staat vaak in een magazijn, een opslagbox of een hoek van het kantoor, en na een paar jaar weet niemand meer precies wat er ligt en in welke staat het is. Het gevolg is dat er voor een nieuw event opnieuw wordt besteld wat eigenlijk al beschikbaar was, en dat oude spullen uiteindelijk worden weggegooid omdat niemand ze meer gebruikt. Goed voorraadbeheer is daarmee de basis voor hergebruik, en een onderwerp dat in duurzaamheidsplannen zelden wordt genoemd.

Weten wat er is

De eerste stap is een inventarisatie van alles wat er in de opslag ligt, met een korte beschrijving, de hoeveelheid, de staat en de plek waar het ligt. Foto's maken het voor collega's makkelijker om te zien wat er beschikbaar is, en een eenvoudige spreadsheet of een gedeelde lijst in een projectmanagementtool is voor de meeste organisaties voldoende. Bij die inventarisatie blijkt vaak dat een deel van de voorraad niet meer bruikbaar is, en dat is het moment om te bepalen wat kan worden hersteld, wat een andere bestemming kan krijgen en wat echt weg moet. Een opgeruimde opslag met een actuele lijst is een stuk bruikbaarder dan een volle opslag waarin niemand iets kan vinden.

Voorraad in de planning

Een inventaris heeft alleen zin als hij wordt gebruikt bij de planning van nieuwe events, en daar gaat het vaak mis, omdat de mensen die een event plannen niet altijd weten dat er een lijst is. Door de voorraadlijst een vast onderdeel te maken van de voorbereiding, bijvoorbeeld als eerste stap bij het samenstellen van de benodigdheden, wordt hergebruik vanzelfsprekend. Een regel dat er pas iets nieuws wordt besteld als is nagegaan of het in de voorraad zit, klinkt eenvoudig, maar voorkomt veel dubbele aankopen. Het helpt ook om bij de evaluatie van een event te noteren wat er is gebruikt en wat er is teruggekomen.