Hoe je een papierloze vergadering organiseert zonder dat deelnemers het als een gemis ervaren

Papier als gewoonte, niet als noodzaak

Er zijn deelnemers die bij aankomst bij een vergadering automatisch uitkijken naar het programmaboekje op hun stoel, het naamkaartje voor hen op tafel en de hand-out die bij de presentatie hoort. Niet omdat ze die materialen echt nodig hebben, maar omdat ze er altijd al waren en omdat de afwezigheid ervan aanvoelt als iets dat vergeten is. Die gewenning is de voornaamste reden waarom papierloze events soms weerstand oproepen, ook als de inhoud uitstekend is en er niets ontbreekt.

De oplossing zit niet in het weglaten maar in het vervangen op een manier die het comfort behoudt. Een digitaal programma dat toegankelijk is via een QR-code op de tafel of via een bevestigingsmail kan dezelfde informatie bevatten als een gedrukt boekje, en heeft als voordeel dat het bijgewerkt kan worden tot vlak voor aanvang zonder dat er iets opnieuw geprint hoeft te worden. Dat is functioneel beter, niet alleen duurzamer.