Hoe een professionele PCO anders naar een locatie kijkt dan een interne eventorganisator
Een professionele congresorganisator die een locatie belt voor een offerte, stelt in de eerste vijf minuten vragen die een locatiemanager direct vertellen met wat voor ervaren inkoper hij te maken heeft. Hij wil weten wat de maximumcapaciteit in theateropstelling is, of er exclusiviteit mogelijk is op de catering, hoe de technische rider eruitziet en of er een vaste AV-partner verplicht is. Hij heeft die vragen al tientallen keren gesteld bij andere locaties en hij weet wat een goed antwoord is en wat een ontwijkend antwoord is.
Twee typen klanten, twee totaal verschillende gesprekken
Een professionele congresorganisator die een locatie belt voor een offerte, stelt in de eerste vijf minuten vragen die een locatiemanager direct vertellen met wat voor ervaren inkoper hij te maken heeft. Hij wil weten wat de maximumcapaciteit in theateropstelling is, of er exclusiviteit mogelijk is op de catering, hoe de technische rider eruitziet en of er een vaste AV-partner verplicht is. Hij heeft die vragen al tientallen keren gesteld bij andere locaties en hij weet wat een goed antwoord is en wat een ontwijkend antwoord is.
De interne HR-medewerker die dezelfde dag belt voor een teamdag van dertig mensen, stelt andere vragen. Of het er gezellig uitziet. Of er een goede lunch kan worden verzorgd. Of er parkeergelegenheid is. Of de locatie ook een programmavoorstel kan doen, want ze weet eigenlijk niet precies wat er die dag moet gebeuren. Dat is geen onprofessionele vraag maar de vraag van iemand die dit voor het eerst of het tweede keer doet en die precies zoveel wil regelen als strikt noodzakelijk is.
Lees verder in de community
De volledige gids is beschikbaar voor leden. Word gratis lid en lees direct verder.
Veelgestelde vragen
Een PCO doorloopt een vaste workflow met criteria zoals capaciteitsschema's in meerdere opstellingen, technische AV-specificaties, exclusiviteitsafspraken over catering, contractvoorwaarden met annuleringsclausules en betalingstermijnen, duurzaamheidscertificeringen en bereikbaarheid vanuit de vier grote steden. Sfeer en uitstraling spelen pas een rol nadat deze harde criteria zijn doorlopen.