Een badge die na afloop weer terug in de doos gaat

De tafel bij de uitgang

Wie wel eens een congres heeft afgebouwd, kent het beeld van de tafel bij de uitgang waar aan het eind van de dag een stapel badges, keycords en plastic hoesjes achterblijft, voor zover bezoekers ze niet in hun jaszak meenemen en thuis weggooien. Bij een evenement met een paar duizend deelnemers gaat het al snel om duizenden geprinte kaartjes die één dag dienst doen, en hoewel een papieren badge op zichzelf weinig voorstelt, is het een van de weinige onderdelen van een event die elke bezoeker letterlijk in handen krijgt en na een paar uur weer kwijt wil.

Een e-ink-badge die steeds opnieuw meegaat

Het AV-bedrijf Heuvelman Sound & Vision en registratiespecialist Invitado brachten op 15 oktober een digitale badge naar buiten die de papieren variant moet vervangen. De badge heeft een scherm van e-ink, dezelfde techniek als in een e-reader, die alleen stroom vraagt op het moment dat de inhoud verandert. Zodra het ticket van een bezoeker bij de registratie wordt gescand, verschijnen naam en gegevens op de badge, en na afloop worden de badges ingezameld zodat ze bij een volgend event opnieuw kunnen worden uitgegeven. Het systeem werkt met Saludo, het scansysteem van Invitado, en is op dit moment bedoeld voor bijeenkomsten tot ongeveer 3.500 deelnemers.

Wat het aan de balie verandert

Voor de registratie zit het verschil vooral in de voorbereiding, omdat het printen van badges op de dag zelf of de avond ervoor wegvalt, en daarmee ook de herdrukken voor mensen van wie de naam of functie verkeerd gespeld was. Gegevens kun je tijdens het event nog bijwerken, wat handig is als iemand op het laatste moment een collega stuurt of als een spreker toch een andere functietitel wil. Of het bij de ingang ook sneller gaat, moet de praktijk uitwijzen, maar een bezoeker die met één scan zijn badge klaar heeft in plaats van te wachten tot iemand zijn kaartje uit een bak met voorgedrukte namen vist, maakt de rij in elk geval niet langer.

Hoe groot de besparing is

Hoeveel papier, plastic of CO2 dit precies scheelt, staat nog niet in de aankondiging, en dat hangt sterk af van hoe vaak een badge mee kan en hoeveel er na afloop werkelijk terugkomen. Wel is duidelijk dat materiaal dat maar één keer wordt gebruikt bij events een opvallend groot deel van het geheel uitmaakt. Het Britse duurzaamheidsbureau isla analyseerde dit jaar de materiaalgegevens van 789 evenementen en kwam uit op 42 procent van het bouwmateriaal dat na één keer wordt afgevoerd, en op 84 procent van alle materialen die nieuw werden geproduceerd in plaats van hergebruikt of gehuurd. Een badge is in dat totaal een klein onderdeel, maar het principe is hetzelfde als bij tapijt, banners en standbouw, want wat terug in de doos gaat, hoeft de volgende keer niet opnieuw gemaakt te worden.

Hoe anderen het aanpakken

Grote beurzen zoeken al langer naar een alternatief voor de plastic badge aan een keycord. IMEX America in Las Vegas stapte voor ruim 15.000 deelnemers over van plastic naar badges van kraftpapier, met keycords van biologisch katoen die na afloop werden ingezameld voor recycling, een aanpak die het afval kleiner maakt maar nog altijd uitgaat van een nieuwe badge per bezoeker per editie. Een herbruikbare badge gaat verder, omdat het product zelf blijft bestaan, al brengt een badge met een scherm en elektronica zijn eigen voetafdruk mee, die zich over een flink aantal events moet terugverdienen ten opzichte van een kaartje van papier.

Vragen voor je eigen event

Wie zo'n badge overweegt, kan de leverancier het beste vragen hoeveel keer een badge gemiddeld meegaat, wat er gebeurt met exemplaren die niet worden ingeleverd en hoe de gegevens van bezoekers na afloop van het scherm en uit het systeem verdwijnen. Een inleverpunt bij de uitgang met iemand erbij werkt in de praktijk vaak beter dan een doos met een bordje, zeker als je in de uitnodiging al vermeldt dat de badge na afloop terug moet. Voor de locatie scheelt het restafval na de afbouw, en voor de opdrachtgever is het een zichtbaar voorbeeld van een keuze die bezoekers zelf in handen hebben gehad.

Klein, maar zichtbaar

Een badge maakt de afvalberg van een congres niet in zijn eentje kleiner, want de grote posten liggen nog altijd bij catering, standbouw en de reis van bezoekers. Het is wel een onderdeel waar iedere deelnemer mee in aanraking komt, en daardoor een van de eenvoudigste manieren om te laten zien dat een event anders is ingericht dan het vorige. De vraag die blijft hangen, is hoeveel andere dingen er op je bestellijst staan die na afloop eigenlijk ook terug in de doos zouden kunnen, als je er bij de volgende bestelling even bij stilstaat.