Extra OV-capaciteit bij grote congressen: afspraken met vervoerders die je vooraf moet maken

Tweeduizend mensen op hetzelfde perron

Een congres dat met succes deelnemers naar de trein stuurt, loopt tegen een probleem aan dat bij een autovrije aanpak zelden wordt voorzien, namelijk dat al die mensen op hetzelfde moment willen vertrekken. Om vijf uur sluit de laatste sessie, om kwart over vijf staat een groot deel van de zaal op het perron, en de reguliere trein van dat tijdstip is al gevuld met forenzen. Wie dat één keer heeft meegemaakt, weet hoe snel een goede ervaring omslaat in een verhaal over overvolle treinen en deelnemers die de volgende keer toch de auto nemen. Het is een situatie die met een paar afspraken vooraf goeddeels te voorkomen is, maar die afspraken moeten wel ruim op tijd worden gemaakt.

Vroeg in gesprek met de vervoerder

Vervoerders plannen hun materieel en personeel ver vooruit, en extra treinstellen of een langere trein op een specifiek tijdstip vragen om een aanvraag die maanden van tevoren binnen is. Voor een congres met duizenden deelnemers is het zinvol om al bij het vastleggen van de locatie contact te zoeken met de betrokken vervoerders, zowel met de treinvervoerder als met het regionale bus- of tramvervoer dat de laatste kilometer verzorgt. Grote evenementenlocaties hebben daar vaak al vaste contactpersonen voor, en het loont om die ervaring te benutten in plaats van zelf het wiel uit te vinden, zeker bij een eerste editie op een nieuwe plek. Een vervoerder kan beter plannen als je realistische aantallen en tijdstippen aanlevert, bij voorkeur gebaseerd op registratiegegevens over hoe deelnemers verwachten te reizen.