Een exposantenhandboek met duurzaamheidseisen: zo stuur je honderd standbouwers tegelijk

Honderd standen, honderd manieren van bouwen

Een beursorganisator heeft weinig directe invloed op wat er op de vloer gebeurt, omdat elke exposant zijn eigen stand laat bouwen, met zijn eigen materialen, zijn eigen verlichting en zijn eigen manier van afbreken. Het resultaat is dat een beurs met honderd exposanten in de afbouw een berg afval kan opleveren van tapijt, spaanplaat, folie en drukwerk dat maar een paar dagen is gebruikt. Het exposantenhandboek, het document waarin de regels voor opbouw, veiligheid en afbouw staan, is het instrument waarmee een organisator al die partijen tegelijk kan bereiken. Door daar duurzaamheidseisen in op te nemen, verandert de standaard voor iedereen die meedoet, zonder dat de organisator met elke exposant apart hoeft te praten.

Beginnen met een paar duidelijke regels

Een handboek dat vol staat met wensen en adviezen, wordt door de meeste exposanten overgeslagen, en daarom werkt het beter om met een beperkt aantal duidelijke regels te beginnen. Denk aan een verbod op eenmalig tapijt waar herbruikbare vloerbedekking beschikbaar is, de eis dat alle verlichting LED is, het meenemen van eigen verpakkingsmateriaal na de opbouw en het niet achterlaten van standmateriaal na de afbouw. Die regels zijn eenvoudig te controleren en voor een standbouwer niet moeilijk om aan te voldoen. Adviezen over materiaalkeuze of hergebruik kunnen in een apart deel staan, met voorbeelden van exposanten die het al goed doen, zodat nieuwe exposanten kunnen zien hoe het in de praktijk werkt.

Systeembouw als uitgangspunt

Bij veel beurzen is systeembouw, een stand opgebouwd uit herbruikbare frames en panelen, al gangbaar voor kleinere exposanten, terwijl grotere exposanten vaak kiezen voor maatwerk dat na één beurs wordt gesloopt. Een organisator kan systeembouw stimuleren door een aantrekkelijk pakket aan te bieden, met een huisstandbouwer die modulaire standen met een eigen uitstraling levert. Sommige beurzen geven een korting op het standgeld of een betere plek aan exposanten die aantoonbaar herbruikbaar bouwen, wat een prikkel geeft die sterker werkt dan een regel. Maatwerk hoeft niet te verdwijnen, maar kan worden gekoppeld aan de eis dat de stand meerdere keren wordt gebruikt of na afloop een tweede bestemming krijgt.