Een CO2-budget per deelnemer: plannen met een grens in plaats van achteraf tellen

Van nacalculatie naar begroting

De meeste organisatoren die de uitstoot van hun event meten, doen dat achteraf, met een berekening die laat zien hoeveel kilo CO2 er per deelnemer is uitgestoten en waar de grootste posten zaten. Dat is nuttig, maar op het moment dat het rapport klaar is, zijn alle beslissingen al genomen en valt er weinig meer aan te veranderen. Een CO2-budget draait die volgorde om, want je stelt vooraf vast hoeveel uitstoot een event per deelnemer mag hebben en je behandelt dat getal zoals je een financieel budget behandelt. Elke keuze in de planning, van de locatie tot de catering en het decor, wordt dan ook getoetst aan de vraag of hij binnen de grens past, en wat je elders moet schrappen als een post groter uitvalt.

Hoe je een startgetal bepaalt

Een budget begint met een referentie, en die haal je het best uit je eigen eerdere events, omdat vergelijkingen met andere organisaties vaak mank gaan op verschillen in omvang, duur en reisafstand. Heb je vorig jaar een congres gemeten dat uitkwam op een bepaald aantal kilo per deelnemer, dan kan het budget voor dit jaar bijvoorbeeld een kwart lager liggen, met een uitsplitsing naar reizen, overnachting, catering, energie en materiaal. Wie nog nooit heeft gemeten, kan beginnen met een schatting op basis van een van de gangbare rekentools voor events, en die schatting na afloop vergelijken met de werkelijke cijfers. Het eerste jaar is het budget eerder een richtlijn dan een harde grens, en dat is prima, zolang je het gebruikt om keuzes te maken in plaats van er alleen achteraf over te rapporteren.