De VSME uitgelegd: de vrijwillige rapportagestandaard voor mkb-locaties en eventleveranciers

Een standaard voor wie niet hoeft maar wel wordt gevraagd

De meeste eventlocaties, cateraars en eventbureaus in Nederland zijn mkb-bedrijven, en ze vallen niet onder de Europese verplichting om een duurzaamheidsverslag te maken. Toch krijgen ze regelmatig vragen over hun duurzaamheid, van grote opdrachtgevers, van banken die een lening beoordelen en van overheden die duurzaam inkopen. Tot voor kort beantwoordde iedere leverancier die vragen op zijn eigen manier, en iedere opdrachtgever stelde ze anders, wat voor beide partijen veel werk opleverde. De VSME, de vrijwillige rapportagestandaard voor het mkb, is bedoeld om dat te vereenvoudigen, en sinds de Europese regels zijn aangepast, speelt die standaard een grotere rol dan eerst werd verwacht.

Waar de VSME vandaan komt

De standaard is ontwikkeld door EFRAG, de organisatie die ook de verplichte Europese rapportagestandaarden opstelt, en werd eind 2024 gepubliceerd als vrijwillige standaard voor niet-beursgenoteerde kleine en middelgrote ondernemingen. De Europese Commissie heeft het gebruik ervan in 2025 aanbevolen, en met de vereenvoudiging van de CSRD heeft de standaard een extra functie gekregen. Ondernemingen met maximaal duizend werknemers mogen informatieverzoeken van grote rapporterende bedrijven weigeren voor zover die verder gaan dan de vrijwillige standaard die de Commissie daarvoor vaststelt, en die standaard is op de VSME gebaseerd. Daarmee wordt de VSME in de praktijk de maatstaf voor wat een grote opdrachtgever redelijkerwijs aan een kleinere leverancier kan vragen.

Een basismodule en een uitgebreide module

De VSME bestaat uit een basismodule, die bedoeld is voor alle bedrijven, en een uitgebreide module voor bedrijven die meer informatie willen of moeten geven, bijvoorbeeld omdat een bank of grote klant erom vraagt. De basismodule vraagt om een beperkt aantal gegevens over energie en uitstoot, afval, water, personeel en bedrijfsvoering, zoals het totale energieverbruik, de uitstoot uit eigen bronnen en ingekochte energie, het aantal medewerkers en een aantal gegevens over arbeidsomstandigheden. De uitgebreide module gaat verder, met onder meer informatie over beleid, doelen en de uitstoot in de keten. Voor de meeste eventleveranciers is de basismodule een haalbare eerste stap, die met gegevens uit de energierekening, de afvalfacturen en de personeelsadministratie grotendeels kan worden ingevuld.