Wat deelnemers werkelijk willen uit een congres, en hoe dat verschilt van wat organisatoren denken

Een kloof die in de cijfers zichtbaar is

Het Freeman 2025 Experience Trends Report legt een ongemakkelijke discrepantie bloot. Drieentachtig procent van de eventorganisatoren is ervan overtuigd dat hun event deelnemers een memorabel hoogtepunt bezorgt. Onder de deelnemers zelf zegt veertig procent er daadwerkelijk een te hebben ervaren. Die kloof van meer dan veertig procentpunten zit niet in de kwaliteit van het catering of de geluidstechniek, maar in de fundamentele vraag wat een deelnemer eigenlijk van een event verwacht en wat de organisator denkt dat hij verwacht.

Het antwoord is minder ingewikkeld dan het lijkt. Deelnemers komen niet voor spektakel. Ze komen om iets te leren, om mensen te ontmoeten die relevant zijn voor hun werk of hun carriere, om een product of een idee van dichtbij te zien dat ze anders alleen via een scherm kennen, of gewoon om eens een dag buiten het kantoor te zijn in een omgeving die anders denkt dan de kantooromgeving. Dat zijn concrete, tastbare doelen die niet per se worden bediend door een indrukwekkende openingssessie met lichtshow.