Waarom een volle agenda bij een congres geen teken van succes is

De logica van overplanning

Er is een begrijpelijke reden waarom organisatoren de neiging hebben om elke minuut van een congresdag te vullen. Een volle agenda ziet er professioneel uit. Het geeft het gevoel dat de deelnemer waar voor zijn geld krijgt. Het beschermt de organisator tegen de vraag of er wel genoeg te doen was. En het geeft sponsors en sprekers het gevoel dat ze een prominente plek hebben gekregen in een serieus programma. Al die redenen zijn begrijpelijk, en al die redenen zijn ook redenen om de tevredenheid van de daadwerkelijke deelnemer op een lager prioriteit te plaatsen dan de schijn van efficiëntie.

Onderzoek van Freeman en van Hilton laat consistent zien dat events met bewust ingebouwde ruimte voor informele gesprekken, onverwachte ontmoetingen en persoonlijke pauzes structureel hogere tevredenheidsscores halen dan events met een volledig gevuld programma. Dat is geen toeval maar logica: mensen die de ruimte krijgen om een dag zelf in te vullen op de momenten die minder zijn geprogrammeerd, schrijven dat gevoel van regie toe aan het event in zijn geheel, terwijl mensen die de hele dag worden volgestopt met sessies het gevoel hebben dat ze iets hebben ondergaan in plaats van beleefd.