Travel policy en events: hoe HR, inkoop en duurzaamheid op één lijn komen

Twee afdelingen, twee regels

In veel organisaties is de travel policy, het reisbeleid voor medewerkers, een document van HR of finance, terwijl de organisatie van events bij marketing, communicatie of een eventafdeling ligt. De travel policy schrijft misschien voor dat medewerkers voor reizen tot een bepaalde afstand de trein nemen, terwijl een eventafdeling een congres organiseert op een locatie die alleen goed per auto bereikbaar is, of een internationale bijeenkomst plant waar iedereen naartoe vliegt. Het gevolg is dat het beleid op papier duurzaam is, maar dat de grootste reisbewegingen van het jaar buiten dat beleid vallen. Door de twee op één lijn te brengen, wordt het reisbeleid geloofwaardiger en worden events makkelijker te verduurzamen.

Wat een travel policy regelt

Een gangbare travel policy bevat regels over de keuze van vervoermiddel, de klasse waarin wordt gereisd, de hotels die mogen worden geboekt en de vergoeding van kosten, en steeds vaker ook regels die uitstoot beperken. Denk aan de regel dat voor bestemmingen binnen zes of acht uur per trein niet wordt gevlogen, dat eerst wordt bekeken of een reis vervangen kan worden door een online overleg en dat voor woon-werkverkeer het openbaar vervoer of de fiets de voorkeur heeft. Die regels zijn vaak gekoppeld aan klimaatdoelen van de organisatie, waarin zakenreizen een zichtbare post vormen. Voor events is het logisch om dezelfde regels te hanteren, omdat de reis naar een event voor de medewerker gewoon een zakenreis is.

Events als onderdeel van het beleid

Wanneer events expliciet in de travel policy worden opgenomen, verandert de manier waarop ze worden georganiseerd. De eventafdeling weet dan bij het kiezen van een locatie dat deelnemers binnen een bepaalde reistijd met de trein moeten kunnen komen, en dat een locatie zonder goede OV-verbinding alleen kan als er een oplossing is voor het laatste stuk. Bij internationale events wordt bij de keuze van een bestemming meegewogen hoeveel medewerkers per trein kunnen reizen, en of het aantal deelnemers dat moet vliegen kan worden beperkt. Het maakt de afweging transparant, omdat een keuze die afwijkt van het beleid moet worden onderbouwd.