Tien vragen die elke organisator zichzelf moet stellen voordat hij een locatie boekt

Het moment dat alles nog mogelijk is

Er is een moment in het planningsproces van een event waarop vrijwel alle duurzame keuzes nog open liggen: het moment van de locatieselectie. Daarna worden de marges kleiner. De locatie bepaalt welke cateraar werkt, welke reisbewegingen worden uitgelokt, welke energie er wordt gebruikt en of er een compensatiemechanisme in werking treedt bij de boeking. Wie de locatie kiest zonder die vragen te stellen, heeft zijn voornaamste duurzaamheidsbeslissing al genomen zonder het te weten.

De tien vragen hieronder zijn geen checklist in de formele zin van het woord, maar een reeks overwegingen die een organisator helpen om de locatiekeuze te maken met alle relevante informatie op tafel. Ze zijn geschreven voor de organisator die duurzaamheid serieus neemt maar niet weet waar hij moet beginnen, en voor de ervaren planner die zijn eigen zoekproces wil scherpen.

Bereikbaarheid, certificering en energiebron

De eerste vraag is de meest bepalende: is deze locatie bereikbaar per openbaar vervoer voor de meeste deelnemers, en hoe lang duurt die reis vanuit de vijf meest voorkomende herkomstlocaties? Als het antwoord is dat de meeste deelnemers toch met de auto komen, heeft de organisator al zijn grootste CO2-post vastgezet voordat er ook maar een offerte is aangevraagd. De tweede vraag sluit daarop aan: heeft de locatie een aantoonbaar duurzaamheidscertificaat, en is dat certificaat recent en controleerbaar? Een Green Key-vermelding zonder vervaldatum verdient een telefoontje ter verificatie.