Stijgende inkoopprijzen bij technische leveranciers: hoe je duurzaam blijft zonder dat het budget ontspoort

Offertes die elk jaar hoger uitvallen

Wie de afgelopen jaren offertes heeft opgevraagd voor podia, licht, geluid en tijdelijke voorzieningen, heeft gemerkt dat de bedragen elk seizoen een stukje hoger uitvallen. Personeel, transport, materiaal en techniek zijn allemaal duurder geworden, terwijl er van een event tegelijk meer wordt verwacht op het gebied van veiligheid en milieu, zonder dat de prijs voor de opdrachtgever mag oplopen. Het zijn vooral de bedrijven die podia bouwen en licht, geluid en tijdelijke voorzieningen leveren die die spagaat voelen, en dat komt terug in de prijzen die organisatoren en locaties betalen. In zo'n situatie is de verleiding groot om duurzaamheid als eerste te laten vallen, omdat het als een extra kostenpost wordt gezien die bij krappe budgetten niet meer past.

Duurzaam is niet per definitie duurder

Die reflex is begrijpelijk, maar hij klopt lang niet altijd, omdat een groot deel van de duurzame keuzes in de techniek juist kosten bespaart. LED-verlichting verbruikt een fractie van de stroom van traditionele armaturen en produceert minder warmte, waardoor er minder koeling nodig is en een kleinere aansluiting of aggregaat volstaat. Een batterijcontainer in plaats van een dieselaggregaat heeft een hogere huurprijs, maar bespaart brandstof, en de rekening valt anders uit als je die kosten meeneemt. Hergebruik van decor en tijdelijke bouwwerken, en het huren in plaats van kopen van materiaal, voorkomen dat je voor elk event opnieuw betaalt voor iets wat na afloop wordt weggegooid.

Kijken naar de totale kosten

Het verschil zit vaak in de manier waarop kosten worden vergeleken, want een offerte vergelijkt meestal huurprijzen per onderdeel, terwijl de werkelijke kosten ook brandstof, transport, opbouwtijd, afvoer en afval omvatten. Een leverancier die modulair werkt en minder transport nodig heeft, kan op de huurprijs duurder lijken en op het totaal goedkoper uitvallen. Het loont om leveranciers te vragen hun offerte op te bouwen met die posten erbij, en om zelf een overzicht te maken van wat een keuze over de hele keten kost. Voor een organisator die meerdere events per jaar doet, geeft dat inzicht dat bij onderhandelingen goed van pas komt.