MVI-criteria voor evenementen: wat overheidsopdrachtgevers vragen en hoe je daarop inspeelt

Een aanbesteding met duurzaamheid als gunningscriterium

Ministeries, provincies, gemeenten, uitvoeringsorganisaties en universiteiten organiseren elk jaar een groot aantal congressen, symposia, personeelsbijeenkomsten en publieksevenementen, en ze kopen daarvoor locaties, catering, techniek en eventbureaus in. Voor die inkoop geldt dat de overheid maatschappelijk verantwoord wil inkopen, wat in de praktijk betekent dat duurzaamheid een rol speelt in de eisen en de beoordeling van offertes. Voor een locatie of leverancier die met overheidsopdrachtgevers werkt, of dat wil gaan doen, is het goed te weten welke criteria daarbij worden gebruikt en hoe ze worden toegepast. Wie de taal van de inkoper spreekt, heeft een voorsprong op een concurrent die met een algemeen duurzaamheidsverhaal komt.

Waar de criteria vandaan komen

PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden van de Rijksoverheid, beheert een criteriatool voor maatschappelijk verantwoord inkopen, waarin voor een groot aantal productgroepen staat welke eisen en gunningscriteria overheden kunnen gebruiken. Voor een evenement komen daarin verschillende productgroepen samen, zoals catering, vervoer, drukwerk en facilitaire diensten, en de criteria zijn opgedeeld in een basisniveau, een significant niveau en een ambitieus niveau. Een inkoper kiest per aanbesteding welk niveau past, en neemt de criteria op als minimumeis of als onderdeel van de beoordeling. De criteria zijn openbaar, zodat een leverancier vooraf kan zien wat er kan worden gevraagd, en het loont om ze door te nemen voordat je op een aanbesteding inschrijft.

Catering als grootste onderdeel

Bij veel evenementen is catering het onderdeel waar de criteria het meest concreet zijn, met eisen aan het aandeel biologische of anderszins duurzaam geproduceerde producten, aan het aandeel plantaardig in het aanbod, aan het voorkomen van voedselverspilling en aan het gebruik van wegwerpartikelen. Voor een cateraar die al met een duurzaam assortiment werkt, is het vooral een kwestie van goed kunnen aantonen wat er wordt ingekocht, met facturen, certificaten en een registratie van verspilling. Het Voedingscentrum heeft voor cateringuitvragen ook een advies opgesteld over gezond en duurzaam aanbod, dat overheden steeds vaker in hun eisen opnemen. Een cateraar die die documenten kent en zijn aanbod er in de offerte expliciet op afstemt, maakt het de beoordelaar makkelijk.