Klimaat wordt in 2027 een vast onderdeel van de locatiekeuze, volgens het nieuwe trendrapport van BCD Meetings & Events

Een zomercongres dat in de planning anders uitpakt

Wie de afgelopen zomers een evenement met een buitenprogramma of een zaal met veel glas heeft georganiseerd, weet inmiddels dat hitte, onweer of een plotselinge hoosbui geen randverschijnselen meer zijn die je met een reserveplan afdekt, maar factoren die al bij de keuze van datum en locatie meespelen. Dat is ook een van de conclusies van het nieuwe trendrapport van BCD Meetings & Events, dat eind oktober voor de tiende keer verscheen en kijkt naar wat organisaties in 2027 kunnen verwachten. Volgens het bureau is klimaat niet langer alleen een duurzaamheidsonderwerp, maar iets wat direct invloed heeft op de geschiktheid van een locatie, het comfort van deelnemers, het moment in het jaar waarop je een evenement plant en de kosten die het met zich meebrengt.

Vier verschuivingen voor het komende jaar

Het rapport noemt vier ontwikkelingen die de branche in 2027 gaan bepalen, en die hangen sterker met elkaar samen dan het rijtje op het eerste gezicht doet vermoeden. Organisaties moeten weerbaarheid vanaf het begin in hun planning inbouwen, meten wordt belangrijker om beslissingen te onderbouwen, kunstmatige intelligentie moet laten zien dat het werk efficiënter maakt, en evenementen worden steeds meer behandeld als een strategische investering die zich moet terugbetalen. Als achtergrond noemt het rapport geopolitieke onzekerheid, klimaatverandering en stijgende kosten, wat in de praktijk betekent dat een organisator meer moet verantwoorden met een budget dat niet vanzelf meegroeit.

Weerbaarheid als ontwerpkeuze

Wat opvalt, is dat weerbaarheid in het rapport niet wordt gezien als een noodplan voor als het misgaat, maar als iets wat je vanaf de eerste schets in het ontwerp van een evenement meeneemt. Voor een locatie betekent dat vragen die tot voor kort weinig werden gesteld, zoals hoe de zalen het houden tijdens een hittegolf, of er voldoende schaduw en koelte is in de pauzeruimtes, hoe goed de locatie bereikbaar blijft als het openbaar vervoer door extreem weer hapert, en wat het doet met de energierekening als de koeling de hele dag op volle kracht draait. Organisatoren die een evenement in juli of augustus plannen, zullen die vragen steeds vaker aan de locatie voorleggen voordat ze een optie omzetten in een boeking.