Het congres met regionale hubs: één programma op meerdere plekken tegelijk

Iedereen naar één stad, of het congres naar de mensen

Een landelijk congres wordt traditioneel op één plek georganiseerd, meestal in een grote stad in het midden van het land, waar deelnemers uit alle provincies naartoe reizen. Voor wie in de Randstad woont, is dat een korte reis, maar voor deelnemers uit Groningen, Zeeland of Limburg betekent het vaak een lange dag met veel reistijd, of een overnachting. Bij internationale congressen is het verschil nog groter, omdat een deel van de deelnemers moet vliegen om bij de enige locatie te komen. Een model met regionale hubs draait dat om, door het congres op meerdere plekken tegelijk te laten plaatsvinden, met een gedeeld programma dat via een verbinding tussen de locaties wordt uitgezonden.

Hoe het model werkt

Bij een hub-and-spoke-congres is er meestal één hoofdlocatie waar de keynotes en het plenaire programma plaatsvinden, en een aantal regionale locaties waar deelnemers samenkomen om dat programma te volgen en ook hun eigen sessies, workshops en netwerkmomenten hebben. De verbinding tussen de locaties maakt het mogelijk om vragen uit een regionale hub in de plenaire sessie te stellen, en om sprekers op verschillende locaties te laten optreden. Deelnemers reizen naar de hub die het dichtst bij hen ligt, wat voor de meeste mensen een reis van minder dan een uur betekent. Het verschil met een volledig online congres is dat de ontmoeting blijft, alleen op kleinere schaal en dichter bij huis.

Wat het oplevert voor de reisuitstoot

De reis van deelnemers is bij vrijwel elk congres de grootste bron van uitstoot, en een model met regionale hubs kan die post flink verkleinen, omdat de gemiddelde reisafstand per deelnemer afneemt. Bij een internationaal congres met hubs in verschillende landen kan het aantal vluchten sterk dalen, omdat deelnemers binnen hun eigen regio reizen. Het aantal overnachtingen neemt ook af, omdat een reis van een uur heen en terug op één dag goed te doen is. Voor een organisatie met klimaatdoelen die ook de reizen naar events omvatten, is dat een van de maatregelen met het grootste effect.