Een congresbestemming kiezen op basis van de reisuitstoot van je deelnemers

Waar komen de mensen eigenlijk vandaan

Bij een internationaal congres wordt de bestemming vaak gekozen op basis van de aantrekkingskracht van de stad, de beschikbaarheid van een geschikt congrescentrum, het aanbod van de lokale partners en soms ook de wens om na een paar jaar in het noorden eens naar het zuiden te gaan. De vraag waar de deelnemers vandaan komen, en hoe ver ze moeten reizen, speelt in die afweging meestal een ondergeschikte rol. Dat is opvallend, omdat de reis van deelnemers bij vrijwel elk internationaal event in de meeste berekeningen het grootste deel van de totale uitstoot uitmaakt, meer dan catering, energie en materiaal bij elkaar. Een bestemming die voor de meeste deelnemers per trein bereikbaar is, kan daarom meer verschil maken dan alle maatregelen op de locatie zelf.

Beginnen bij de deelnemerslijst

De eerste stap is eenvoudig en wordt toch vaak overgeslagen, namelijk het analyseren van de deelnemerslijsten van de afgelopen edities op herkomst. Wie weet dat zestig procent van de deelnemers uit de Benelux, Duitsland en Frankrijk komt, ziet meteen dat een bestemming in die driehoek voor de meerderheid een treinreis van een paar uur betekent, terwijl een stad aan de rand van Europa bijna iedereen in het vliegtuig dwingt. Die analyse hoeft niet ingewikkeld te zijn, want met postcodes of landen en een eenvoudige rekensom per vervoerswijze krijg je al een goede indruk van de reisuitstoot die bij verschillende bestemmingen hoort. Het maakt de discussie in een bestuur of programmacommissie concreter, omdat je niet meer over duurzaamheid in het algemeen praat, maar over een getal per optie.