Duurzaamheidseisen in bid-documenten van associaties: wat gastlocaties en bestemmingen moeten laten zien

Een congres dat wordt toegewezen

Internationale verenigingen, van medische beroepsgroepen tot wetenschappelijke netwerken, kiezen hun congresbestemming vaak via een biedingsproces, waarin steden, convention bureaus en congreslocaties een voorstel indienen op basis van een uitgebreid document met eisen en wensen. In zo'n bid-document staat van oudsher veel over zalen, capaciteit, hotels, bereikbaarheid en financiële voorwaarden, en steeds vaker ook een hoofdstuk over duurzaamheid. Voor een Nederlandse locatie of stad die internationale congressen wil binnenhalen, is het de moeite waard te weten wat daarin wordt gevraagd, omdat een zwak antwoord op dat hoofdstuk een bod kan kosten. Associaties die hun eigen leden verantwoording schuldig zijn, kijken daar met een kritischer blik naar dan een paar jaar geleden.

Wat er wordt gevraagd

De vragen in bid-documenten lopen sterk uiteen, maar er zijn onderwerpen die vaak terugkomen. Associaties vragen naar het duurzaamheidsbeleid van de stad en de locatie, naar certificeringen zoals ISO 20121 of Green Key, naar de bereikbaarheid met de trein vanuit de belangrijkste herkomstlanden van de deelnemers en naar het aandeel hernieuwbare energie van de locatie. Ook de mogelijkheden voor duurzame catering, afvalscheiding en het beperken van wegwerpmaterialen komen regelmatig aan bod, net als de toegankelijkheid van de locatie en de sociale impact van het congres op de stad. Steeds vaker wordt gevraagd om gegevens van eerdere congressen, zoals de uitstoot per deelnemer of de hoeveelheid afval. Het gewicht dat aan dit hoofdstuk wordt toegekend verschilt per associatie, maar bij verenigingen met eigen klimaatdoelen kan het de doorslag geven tussen twee bestemmingen die op faciliteiten en prijs dicht bij elkaar liggen.