Duurzaamheidsclausules in contracten met locaties en leveranciers: afspraken die je later kunt controleren

Wat in de offerte staat en wat in het contract

In de offertefase beloven locaties en leveranciers vaak veel op het gebied van duurzaamheid, van groene stroom en een plantaardig menu tot afvalscheiding en elektrisch vervoer. Die beloften spelen een rol bij de keuze, maar zodra het contract wordt getekend, verdwijnen ze regelmatig uit beeld, omdat het contract zelf over data, aantallen, prijzen en annuleringsvoorwaarden gaat. Het gevolg is dat er op de dag zelf toch wegwerpbekers staan of dat de beloofde elektrische pendel een dieselbus blijkt te zijn, zonder dat er iets is vastgelegd waar je op kunt terugvallen. Een paar goed geformuleerde clausules in het contract voorkomen dat, en maken duurzaamheid een afspraak in plaats van een voornemen.

Concreet en meetbaar formuleren

Een clausule werkt alleen als duidelijk is wat er wordt afgesproken en hoe je kunt controleren of het is gebeurd. Een zin als "de locatie spant zich in om duurzaam te werken" zegt weinig, terwijl "de locatie levert gedurende het event uitsluitend drank in herbruikbare glazen of bekers" en "de cateraar levert na afloop een overzicht van het aantal geserveerde en overgebleven maaltijden" concreet en controleerbaar zijn. Het helpt om per leverancier drie tot vijf afspraken te maken die voor jouw event het meest relevant zijn, in plaats van een lange lijst die niemand leest. Kies afspraken waarvan je weet dat de leverancier ze kan waarmaken, zodat het contract een gedeelde verwachting vastlegt en geen onhaalbare eis.

Voorbeelden per soort leverancier

Voor een locatie kunnen afspraken gaan over het gebruik van groene stroom, het aanleveren van het energieverbruik tijdens het event, afvalscheiding in de zalen en de beschikbaarheid van herbruikbare materialen. Voor een cateraar gaat het vaak om het aandeel plantaardig of biologisch, het voorkomen van wegwerpartikelen, de omgang met overschotten en een rapportage van restvoedsel. Een AV-leverancier kan worden gevraagd LED-verlichting te gebruiken, geen dieselaggregaat in te zetten waar een alternatief beschikbaar is en materiaal na afloop mee terug te nemen. Voor vervoer liggen afspraken over het type voertuig en het aantal ritten voor de hand, met de vraag om na afloop de gereden kilometers op te geven.