De keynote op afstand: wanneer een spreker niet hoeft te vliegen voor twintig minuten op het podium

Een vlucht voor een half uur

Bij internationale congressen en grote zakelijke events is het gebruikelijk om een bekende spreker van ver te laten komen, soms van een ander continent, voor een keynote van twintig tot veertig minuten. De reis heen en terug, met een of twee overnachtingen, veroorzaakt voor zo'n optreden een uitstoot die in verhouding tot de duur van de presentatie groot is, en voor de spreker zelf kost het dagen. Tegelijk is een spreker die fysiek op het podium staat, voor veel organisatoren een onderdeel van de beleving dat ze niet willen missen. De vraag is wanneer een keynote op afstand een volwaardig alternatief is, en hoe je dat zo organiseert dat het niet als tweede keus voelt.

Wat de techniek nu kan

De mogelijkheden voor een presentatie op afstand zijn de afgelopen jaren sterk verbeterd, met stabiele verbindingen, goede camera's en regiesystemen die de spreker groot op het scherm in de zaal zetten. Een spreker die vanuit een goed ingerichte studio presenteert, met professioneel licht en geluid, is voor de zaal vaak beter te zien dan een spreker op een groot podium die vanaf de achterste rijen klein is. Er zijn ook technieken waarmee een spreker als levensgrote projectie op het podium verschijnt, al zijn die duur en niet overal beschikbaar. Voor de meeste events is een goede videoverbinding met een tweede camera voor interactie voldoende.

Interactie maakt het verschil

Het grootste verschil tussen een spreker in de zaal en een spreker op afstand zit in de interactie, en daar valt veel te regelen. Een dagvoorzitter in de zaal die het gesprek met de spreker aangaat, vragen uit de zaal die via een microfoon of app direct bij de spreker binnenkomen en een camera die de zaal laat zien, zodat de spreker zijn publiek ziet, maken het tot een gesprek in plaats van een uitzending. Een korte technische test vooraf, met de spreker, de techniek en de dagvoorzitter, voorkomt de ongemakkelijke momenten die een keynote op afstand kunnen ondermijnen. Het helpt ook als de spreker zich bewust is van het formaat en zijn verhaal daarop afstemt.