Bedrijven trekken meer budget uit voor events en kijken scherper naar wat een locatie kan aantonen

Een aanvraag die net iets anders klinkt

Wie bij een hotel of vergaderlocatie de zakelijke aanvragen beantwoordt, herkent het waarschijnlijk: naast de vraag hoeveel mensen er in de grote zaal passen en wat het dagarrangement kost, wil de opdrachtgever tegenwoordig ook weten of er plastic flesjes en losse verpakkingen op tafel komen en of je achteraf kunt aangeven wat het event aan uitstoot heeft opgeleverd. Lange tijd waren dat vragen van een enkele klant met een eigen duurzaamheidsafdeling, maar twee internationale bronnen uit dit jaar laten zien dat ze steeds meer bij de standaard horen. Ze komen op een moment waarop er juist meer geld naar zakelijke bijeenkomsten gaat, wat ze voor locaties een stuk relevanter maakt dan wanneer het om een krimpende markt zou gaan.

Meer budget, met een duidelijker doel

FCM Meetings & Events publiceerde in maart een trendrapport waarin 63,1 procent van de Europese bedrijven aangeeft dat het budget voor meetings, incentives, congressen en events in 2026 stijgt, een hoger aandeel dan het wereldwijde gemiddelde. Volgens FCM is die groei maar voor een deel te verklaren uit hogere prijzen, want bedrijven zetten events bewuster in, met een bredere opzet en een duidelijker doel dan een jaarlijkse bijeenkomst die er nu eenmaal bij hoort. Bijna de helft van de ondervraagden noemt de betrokkenheid van medewerkers als reden om meer uit te geven, en in die redenering moet een event iets opleveren wat je kunt benoemen, of dat nu binding met het bedrijf is of een zakelijk resultaat. Voor een locatie betekent dat een opdrachtgever met meer te besteden, die tegelijk beter wil weten waar dat geld naartoe gaat.

Hotels blijven de vaste basis

In hetzelfde rapport gaat 74 procent van de boekingen naar hotels, die daarmee de plek blijven waar het grootste deel van de zakelijke bijeenkomsten in Europa samenkomt. Hotels in Nederland zullen dat herkennen, omdat de combinatie van zalen, overnachting en catering onder één dak het voor een organisator eenvoudig maakt om te kiezen. FCM noemt in dezelfde adem dat bij alle Europese events inmiddels wordt gevraagd om wegwerpartikelen weg te laten, wat laat zien dat de vraag naar een duurzame uitvoering niet meer bij een kleine groep opdrachtgevers ligt. Wie als locatie nog met kleine verpakkingen, losse flesjes of eenmalige materialen werkt, loopt dus tegen een verwachting aan die bij de klant al vastligt voordat de offerte wordt opgevraagd.

Van wens naar rapportage

Een tweede signaal kwam van de TDM Global Summit, die dit voorjaar in Bangkok plaatsvond en waar sprekers uit de branche vertelden dat multinationals van hun hotelpartners steeds vaker gedetailleerde emissierapportages vragen die aansluiten bij hun eigen ESG-doelen. Een erkende certificering wordt daarmee zo goed als een voorwaarde om in aanmerking te komen voor zakelijke boekingen, terwijl vergaderpakketten waarbij de uitstoot vooraf is berekend hotels helpen om zich te onderscheiden en grotere opdrachten binnen te halen. Inkopers kijken ook kritischer naar wat er beweerd wordt en willen data, certificaten en meetbare doelen zien in plaats van algemene uitspraken. Dat past bij wat er in Nederland sinds 27 september geldt, nu de Europese EmpCo-richtlijn het lastiger maakt om richting consumenten te werken met vage groene claims of met klimaatneutraliteit die alleen op compensatie rust.

Wat dit vraagt van een locatie

Voor de meeste locaties zit de opgave minder in grote investeringen dan in het vastleggen van wat er al gebeurt, zodat je het kunt laten zien wanneer een opdrachtgever erom vraagt. Het energieverbruik per zaal, de herkomst van wat er in de keuken wordt verwerkt, hoe gasten naar de locatie reizen en wat er na afloop met materialen gebeurt, zijn gegevens die vaak ergens in de organisatie bekend zijn maar zelden in één overzicht staan dat je bij een offerte kunt meesturen. Wie dat op orde heeft, staat sterker op het moment dat een inkoper met een lijst vragen komt en hoeft niet terug te vallen op een algemene belofte die bij doorvragen weinig houvast biedt.

Waar Greenbookings in past

Greenbookings is gebouwd op dat soort concrete, aantoonbare stappen: een organisator boekt een aangesloten locatie en daarmee gaan er via Life Terra bomen de grond in, uitsluitend in Nederland, zodat er bij elke boeking een vastgelegd resultaat is dat je aan een opdrachtgever kunt laten zien zonder het groter te maken dan het is. Het vervangt geen emissierapportage en het is ook geen compensatieclaim, maar het geeft een locatie iets tastbaars om naast de eigen maatregelen te leggen op het moment dat de vragen komen. Met meer budget in de markt en opdrachtgevers die scherper kijken naar wat ze kopen, gaat het voor een locatie misschien minder om de vraag of duurzaamheid in de offerte thuishoort, en meer om hoe snel je kunt laten zien wat er bij jou al gebeurt.